Som leverandør til vindmølleindustrien skal HydraSpecma A/S have minutiøst styr på eventuelle produktændringer. Med det nye værktøj ECM Go har virksomheden automatiseret store dele af ændringshåndteringen, og det skaber transparens, kontrol og ro i hele organisationen.
-Kontrol er afgørende for vores forretning. Kunderne forventer, at vi har fuld kontrol med samtlige ændringer, når de efterspørger dem. Det har vi nu.
Sådan lyder det fra Ivan Grabovac, der er manager for PDM- og ECM-afdelingen i den del af HydraSpecma A/S, der går under navnet Renewables. Divisionen producerer og leverer køle- og smøreløsninger til en række industrier, herunder vindmølleindustrien.
Her er kundernes krav til minutiøs kontrol med produktændringer indskrevet i kontrakterne. Kunden kan efterspørge fysiske ændringer på produktet i form af:
• Opdatering af på fysiske dele som beslag, stål emner, kabelføring, kølere, blæsere, pumper.
• Udskiftning af kritiske komponenter fra en type til en anden, såsom pumper, blæsere, motorer eller kølere.
• Eller kunder kan på baggrund af nogle performancemålinger forhøre, om HydraSpcma kan optimere produkterne, så de kan yde bedre.
Derfor er det forretningskritisk at have styr på forhold, som hvem der har ønsket ændringen, hvorfor den er ønsket, hvem der vurderer den, og hvordan den er iværksat.
Tidligere har HydraSpecma drevet processen manuelt, og det har været et opmærksomhedspunkt.
-Vi har haft en enkelt medarbejder, der har koordineret og styret processer med ændringshåndtering. Hun har været fantastisk dygtig, men det har også været sårbart at være afhængig af én person. Som virksomhed, der omsætter for mere end en milliard, havde vi et behov for at gøre vores ændringshåndtering mere transparent og automatisk, siger Ivan Grabovac videre.
Færre mails til Kina
Løsningen på HydraSpecmas udfordring var værktøjet ECM Go. Det er en web-baseret tjeneste, der samler data fra virksomhedens ERP- og PDM-systemer og gør det muligt at følge hver produktændring minutiøst. Det er en standardiseret ECM-løsning, som tilpasses den enkelte virksomheds processer og konkrete produkter.
Dermed kan de rette medarbejdere i HydraSpecma nu blandt andet se, hvem der ønsker en given ændring, hvem der vurderer den, og hvor langt den er i processen. Det betyder, at kommunikation om en ændring ikke kun er at finde i en enkelt persons e-mailindbakke eller en Teams-chat, men ligger centralt i et system, de nødvendige medarbejdere har adgang til.
-Vi har et site i Kina, og der sidder én medarbejder og koordinerer med fem eller seks forskellige stakeholders per mail. Nu kan den medarbejder tildele opgaver til de enkelte personer og følge op. Det gør det langt mere effektivt, og så sikrer vi, at information ikke går tabt, fortsætter Ivan Grabovac og uddyber:
-Værktøjet giver et utroligt godt overblik og skaber en plan for hver ændringshåndtering. Vi kan inddrage de rigtige kompetencer på de rigtige tidspunkter. Alle kan se, hvilke opgaver de har, og hvornår de skal udføre dem. Det skaber en sikker kommunikation ud mod kunden, så de føler, at de er i trygge hænder, når vi driver change management.
Sætter strøm til ECM-processen
Det er ikke en komplet tilfældighed, at HydraSpecma valgte ECM Go som løsning. BoostPLM var med til at udarbejde virksomhedens eksisterende ECM-processer for fire år siden, og derfor var det ifølge Ivan Grabovac naturligt at genoptage samarbejdet, da HydraSpecma ønskede at automatisere sine processer for at opnå større kontrol og transparens.
Og det har løsningen i høj grad sikret, understreger Ivan Grabovac:
-Vi er kommet i langt større kontrol. Det skaber en tryghed og ro i hele organisationen – lige fra den enkelte medarbejder på gulvet til ledere.
Implementeringen har kun taget få måneder, og de ser allerede nu gevinster i det daglige. Derudover forventer han, at der kommer en række afledte positive effekter på længere sigt.
-Business casen var kontrol. Det har vi fået. Men vi forventer også, at vi får bedre styr på de varer, vi uddaterer, så der kommer færre døde lagre. Jeg vil ikke sætte konkrete tal på, men vi forventer, at det bliver mærkbart. Og så er der ingen tvivl om, at det kommer til at frigøre tid, hvor mine medarbejdere kan fokusere mere på at forbedre produkter end på at koordinere, afslutter Ivan Grabovac
Kilde: HydraSpecma A/S.
